تعتبر الإدارة العامة للقبول والتسجيل إحدى الإدارات العامة الخاضعة مباشرة لنائب رئيس الجامعة لشؤون الطلاب ، وهي تختص بشئون الطلبة الدارسين في الجامعة وحل قضاياهم المختلفة ، بدئا من مرحلة قبولهم للدراسة في الجامعة وحتى التخرج منها.
المهام والاختصاصات:
تتولى الإدارة العامة للقبول والتسجيل المهام والاختصاصات التالية:
· تقديم المقترحات اللازمة بشأن سياسة القبول ، وعرضها على نائب الرئيس.
· الإشراف سنويا على قبول وتسجيل الطلاب في عموم كليات الجامعة ، وفقا لظروف كل كلية وطاقتها الاستيعابية وتخزين كافة المعلومات الخاصة بذلك .
· التشاور والتنسيق مع مختلف الكليات فيما يخص تسجيل الطلاب وقيدهم حسب الطاقة الاستيعابية ، وضمان توزيعم في الوقت المناسب وفقاً للمواعيد المحددة من الجامعة .
· الإعلان عن بدء التسجيل في الجامعة عبر أجهزة الإعلام المرئية والمسموعة والمقروءة .
· الإعداد المسبق للكشوفات الخاصة بأسماء الطلاب المتقدمين لامتحانات القبول ، وأرقام جلوسهم ، وضبطها وتنظيمها بدقة متناهية.
· إعلان نتائج القبول بعد اقرارها في مجالس الكليات ومجلس الجامعة .
· النظر في قضايا الطلاب الناجمة عن إجراءات القبول ، وما يرافق ذلك من مشكلات ، والعمل على حلها بتقديم المقترحات المناسبة لذلك.
· اشعار الطلبة المقبولين للدراسة في الجامعة على نفقتهم الخاصة ،سواء كانوا من اليمنيين آو من غيرهم وذلك عبر الإعلان في الداخل والخارج بحيث لايجري هذا إلا بعد إتمام الإجراءات التالية:
ü إرسال شروط القبول المنصوص عليها في الاتفاقيات المبرمة مع الدول الشقيقة.
ü تحديد نسب درجات القبول لهؤلاء الدارسين على نفقتهم الخاصة ، أو أولئك الموفدين من الطلاب الممنوحين .
ü تحديد المقاعد المخصصة لهؤلاء الطلبة بالاتفاق مع نائب رئيس الجامعة ، وعمادات كليات الجامعة .
· إعداد التقارير السنوية عن عدد الطلاب المستجدين ، ومن ثم مطابقة ذلك بما لدى كليات الجامعة من بيانات .
· التنسيق مع كليات الجامعة لمعرفة وتحديد عدد الطلاب الذين يمكن قبولهم واستيعابهم كدارسين منتظمين فيها وبالتالي إعداد البيانات الإحصائية لذلك.
· إعداد كشوفات إحصائية بأعداد الطلبة في كافة المستويات والمساقات الدراسية في عموم كليات الجامعة .
· البت في أمور الطلاب المنتقلين من كلية إلي أخرى في إطار الجامعة ومتابعة قضاياهم ، وحل مايعترضهم من مشكلات في هذا الخصوص .
· إعداد وتجهيز شهادات الخريجين سنويا، إضافة إلي أولئك المتخلفين من الدفعات القديمة.
· توثيق قرارات مجلس الجامعة فيما يخص قضايا الطلاب.
· إعداد بطائق الهوية الجامعية للتعريف بشخصية الطالب الجامعي وتسليمها للكليات .
· تسلم نتائج الامتحانات الفصلية والسنوية من الكليات وترحيل درجات الطلاب في السجلات الخاصة بالادارة العامة بعد مراجعتها.
· الإعداد فصليا لكل من المجموع التراكمي والمعدل الفصلي، والسنوي والنزول سنويا إلي الكليات لمراجعة ذلك ، ومطابقة المجموع التراكمي بالمجموع التراكمي الكلي والمعدل العام لكل خريج.
· القيام بالمراجعة الدقيقة والمتأنية لكافة وثائق الطلاب سواء كانوا مكملين أو غير مكملين وذلك من بيانات الدرجات ، واقرارات النجاح ، وشهادات التخرج ، وما اليها من وثائق أخرى.
· تعميد كل ما يصدر من كليات الجامعة من تلك الوثائق الخاصة بالطلاب ( بيانات الدراجات – إقرارات النجاج – بطائق التعريف بالهوية الشخصية لطلاب الجامعة …الخ) ،وتحصيل الرسوم المقررة لهذا التعميد ، ومن ثم القيام بتوثيق كل ذلك مباشرة وتدوينه في سجلات خاصة.
· إعداد وتقديم الخطط والتقارير عن نشاط الإدارة العامة وآفاق تطورها.
للمزيد اضغط على الرابط