أولاً: إدارة المراجعة

تعتبر إدارة المراجعة الوحدة الإدارية المسئولة عن المراجعة و التدقيق لمختلف البيانات و المعلومات الخاصة بالإيرادات و الكشوف و الدفاتر المالية و حركة الصندوق المالية و ما من شأنه منع حدوث أية تجاوزات مالية.

تتولى إدارة المراجعة المهام و لاختصاصات التالية:

- تدقيق كشوفا الاستحقاق من ( مرتبات وأجور وعلاوات ومكافآت وحوافز وغيرها) من الناحية الحسابية والمحاسبية.

- مراجعة إيرادات الجامعة و التأكد من أنه تم تحصيلها وإدراجها بحسابات الجامعة بطريقة سليمة وصحيحة وتم التحصيل على النحو المحدد لها.

- مراجعة كشوف ودفاتر التحصيل اليومية والتأكد من وجود خاتم الجامعة على كل سند قبض ومن صحة إثباتها في الكشوف بنفس بياناتها ( الاسم و الرقم و المبلغ و صحة إجمالي المبلغ و إجمالي الكشوف و عدد القسائم المستخرجة مع مطابقة بيانات كل قسمة مع بيانات نسخها). والتأكد من أن المبلغ المحصل قد تم توريده إلى البنك وإنهاء مسألة إجراءات التوريد والترحيل إلى الحسابات المختصة.

- مراجعة حركة الصندوق اليومية والتأكد من أن المبلغ الموردة قد تم إثباتها فعلا وان عملية التوريد اليومية تتم بصوره سليمة ومنتظمة لجميع المبالغ المحصلة والتحقق من مدي التزام أمناء الصناديق والخزائن بعدم التصرف بالنقد الموجود لديهم والصرف منه لأي غرض مهما كانت الأسباب والتأكد من توريدها إلى البنك أولا بأول.

- مراجعة البيانات والمعلومات التي تقدم إلى رئاسة الجامعة من الإدارات المختصة بالجامعة والتأكيد من صحتها ومطابقتها للواقع حتى تتمكن رئاسة الجامعة من اتخاذ القرار المناسب بناء عليها وبما لا يؤثر على موقف الجامعة مالياً وإداريا وفنياً.

- حفظ نسخ من التوقيعات المعتمدة للمسئولين بهدف مطابقتها مع التوقيعات عند المراجعة.

- القيام بتنفيذ التعليمات الصادرة من رئيس الجامعة والمتعلقة بمهام المراجعة بما لا يتعارض مع أحكام هذه اللائحة.

- القيام بأية مهام أخري تنص عليها القوانين والقرارات و الأنظمة النافذة.

ثانيا : إدارة التفتيش:

المادة (9) تعتبر إدارة التفتيش الوحدة الإدارية المسئولة عن التفتيش اليومي لمختلف المستندات المالية و التأكد نم سلامة سير إجراءات العمل في مختلف الوحدات الإدارية التابعة للجامعة.

تتولى إدارة التفتيش المهام و الاختصاصات التالية:

- التفتيش اليومي لمستندات الصرف للتأكد من أن عملية الصرف قد تمت مستكمله لكل الوثائق المؤيد لصحة الصرف ومراجعة إجراءات المناقصات وتحليل العروض وقرارات البت فيها وإبرام العقود ولاتفاقيات المتعلقة بها للتأكد من سلامة الإجراءات وقانونيتها وقانون العقود وقيمتها وضماناتها للتأكد من عدم وجود شروط والتزامات مخالفة ومجحفة ومرهقة تجاه أموال الجامعة .ومتابعة توريد الأصناف إلى المخازن ومراجعة كافة البيانات المالية والفواتير والسندات وإشعارات الإدخال والإخراج من المخازن واليها والمستودعات والتأكد من أن الأصناف المردة قد تم صرف قيمتها في حدود المعتمد لها وفي الأوجه المخصص لها وفي المواعيد المحددة لها وفقاً لقانون الموازنة والأنظمة النافذة والعقود المبرمة وبما لا يخالف قانون المناقصات والمزايدات الحكومية.

- التأكد من أن جميع الإدارات والأقسام المختصة بكافة مستوياتهم يقومون بتنفيذ برامج وخطط الجامعة وفقاً للسياسة المرسومة لها وبما يخدم مصلحة الجامعة والمصلحة العامة.

- التحقق من مدي الاستخدام والاستغلال الأمثل للموارد والمخصصات التابعة ( بشريه ومادية ) وفقاً للأهداف والبرامج والخطط المرسومة.

- التأكد من صحة الدفاتر والسجلات وسلامة واثبات وتوجيه القيود والعمليات المحاسبية وفقاً للقوانين والقرارات والأنظمة المالية والمحاسبية النافذة وبما يتفق مع أصول ومعايير المحاسبية والمراجعة المتعارف عليها للتأكد من مدي مطابقتها لها وعدم مخالفتها أو الخروج عليها وإبداء الرأي عن أية مخالفات وأخطاء أو قصور تكشفت لها.

- مراجعة موازين المراجعة وبياناتها التحليلية.

- القيام بالجرد المفاجئ عند الاقتضاء والدوري للصناديق والخزائن والمخازن والمستودعات و إعداد محاضر بالجرد ونتائجه بحسب ما يسفر عنه ومطابقته وفقاً للقواعد المنظمة للجرد و إبداء الملاحظات والآراء والتوجيهات المناسبة.

- بحث ومراجعة وتقييم أصول المخازن والمخزون والدورة المستندية للتوريد والصرف للتأكد من:

× سلامة وكفاية وملائمة المخازن وحفظ الأصناف المخزونة وحمايتها من أي مخاطر ( الضياع – السرقة – التلف) .

× سلامة الإجراءات المتبعة في الدورة المستندية للتوريد إلى المخازن والصرف وسلامة وعملية التخزين.

× سلامة الأصناف والموجودات ( المخزون ) من التلف والأعطال وأسباب ركودها.

× وجود الأصناف والموجودات المخزونة دون صرف علي حالتها واكتمالها واكتمال كل صنف وعدم استبداله ورفع التقارير للازمه.

- الأشراف والمراقبة على إعمال الجرد الموسمي أو السنوي الذي يتم من قبل لجان الجرد والمشكلة لهذا الغرض وتقييم النتائج.

- مراجعة مذكرة تسوية حسابات البنك وكشف المطابقة الشهرية للتحقيق من نظامية إعدادها و كتابتها بالحبر و معتمدة من المسئولين المختصين و الاحتفاظ بصورة منها و فتح سجل لدى الإدارة العامة لقيد الإيداعات النقدية ( نقود – شيكات و غيرها) كذلك الشيكات الصادرة التي لم تتحقق بكشوف حسابات البنوك لمطابقتها في الشهور اللاحقة , و التحقق من صحة المبالغ التي تظهر بكشوف الحساب و لم تظهر بالدفاتر خلال الأسبوع الأول من كل شهر.

- مراجعة مبالغ العهد وتسويتها وتصفيتها والتأكد من نظاميتا وسلامة وثائقها وتسديدها في الأوقات المحددة لها.

- مراجعة كافة الممتلكات للتأكد من وجودها و وجود واكتمال وثائقها ووثائق إثبات ملكيتها و سلامة حفظها و صيانتها و حسن استخدامها و استغلالها و عدم تعريضها للعبث و التلف و الحريق و الضياع و السرقة و الاختلاس و تقييم إجراءات تصفيتها إذا وجدت أو حدثت .

- التأكد من الالتزامات المستحقة للوحدة أو عليها و سلامة المستندات و الوثائق المتعلقة بإثباتها و التأكد من أن المديونية التي تمت تقع في النطاق و الحدود المسموح بها طبقاً لسياسة العامة.

- التأكد من سلامة وكفاية الإجراءات المتبعة في حفظ وتداول المستندات والوثائق المتعلقة بها.

- فحص ومراجعة حسابات القروض والمنح والإعانات والهبات والمساعدات للتأكد من:

· وجود دراسات جدوى للقروض تعبر عن الحاجة الفعلية وفق الخطط المرسومة لها.

· مدى تناسب قيمة القرض مع الأغراض التي تتطلبها الحاجة لتمويل المشروع.

· وجود اتفاقيات وعقود التنفيذ للمشروعات التنموية المحولة من القروض والمساعدات .

· مدى مطابقة التنفيذ للاتفاقيات.

· مدى اتفاق المساعدات والإعانات والهبات والمنح مع القوانين والقرارات الأنظمة النافذة والاتفاقيات المتعلقة بها.

- فحص ملفات الموظفين وخدماتهم للتأكد من وجودها وسلامة واكتمال المسوغات الوظيفية ونظامية إجراءات التوظيف والتعيين واستخدام السجلات والنماذج المتعلقة بشأنها و تقييم مدى التزام الوحدة بالوفاء بمتطلبات التأمين و التقاعد و بحث سلامة حفظها و إتباع القواعد العامة بشأنها و فق قانون الخدمة المدنية و قانون التقاعد و القوانين القرارات و الأنظمة النافذة.

- فحص ومراجعة إجراءات تسوية الأوضاع المالية والوظيفية لموظفي الجامعة وشروط شغل الوظائف وصرف العلاجات والبدلات والمكافآت والحوافز وإجراءات النقل والانتداب والإعارة وإجراءات التأهيل والتدريب المهني وتقييم المعايير والإجراءات الخاصة بتقدير كفاءة الموظفين.

- الاطلاع على نطاق الانضباط الوظيفي ومراجعة إجراءات تنفيذه والتزام المختصين به تجاه موظفي الجامعة ومدى قيام المختصين باتخاذ إجراءات المسائلة ( المسائلة بحق المخالفين للقوانين و لأنظمة ).

- فحص الموازنة التقديرية للوحدة قبل إجازتها لتأكيد صحتها واكتمالها وواقعيتها واتفاقها مع القوانين و الأسس المقرر و تقييم مدى تمثيلها للمراكز المالية و نتائج الأعمال وإبداء الرأي بشأنها.

- حث الإدارة المالية على قفل الحسابات الختامية في مواعيدها ثم فحصها والتأكد من مطابقتها للدفاتر والنظم المالية النافذة والتأكد من مرفقاتها و اكتمالها و التحري عن أسباب أي تجاوز للصرف أو أي عجز في الإيرادات و كذلك الوفر في المصروفات و الزيادة في الإيرادات.

- فحص ومراجعة مؤيدات الحسابات الشهرية وحسابات المدد والحساب الختامي للتأكد من :

· صحة تسجيل العمليات المحاسبية (إيراداً أو مصرفاً) بمبالغها الصحيحة في الفترة المحددة.

· أن المكونات والبيانات المالية بكاملها تعرض بصدق و وضوح وفق متطلبات النظام المالي المحاسبي الذي تلتزم الجامعة بأتباعه وفق المعايير المحاسبية المتعارف عليها.

· أن العمليات المحاسبية التي وقعت تخص الجامعة.

· عدم وجود عمليات محاسبية غير مسجلة أو غير مضمنة بالسجلات والقوائم المالية.

- التأكد من رصد وتسجيل كافة الدفاتر المالية الواردة للجامعية وعلى وجه الخصوص قسائم التحصيل والأوراق ذات القيمة الجديدة ومطابقتها مع قوائم الإرسالية من الجهة المرسلة وجرد المتبقي منها بالعهد (غير المستعمل) وعد صفحاته.

- متابعة الدفاتر المالية المستعملة والمستخدمة وخاصة قسائم التحصيل والتأكد من إعادتها وتوريد مبالغها واستلامها من المحصلين وتقديمها للمراجعة والتأكد من اكتمال عملية التوريد في مواعيدها المحددة بالقوانين واللوائح و النظم المالية النافذة.

- القيام بالتحريز وضبط كافة الوثائق والمستندات وغيرها من و سائل وأدوات الإثبات المادي و اتخاذ كافة الإجراءات التحفظية اللازمة في حال اكتشافها لارتكاب فعل أو امتناع عن فعل يعاقب عليه القانون و يضر بالمصلحة العامة وممتلكات و أموال الجامعة و بنظام عملها و إعداد تقرير بذلك ورفعة لرئيس الجامعة منسوخا منه صورة للجهاز المركزي للرقابة و المحاسبة و الجهات ذات العلاقة.

- مراجعة تسويات الحسابات (أمانات عهد – حسابات جارية –حسابات الأنشطة الطلبية وغيرها من الحسابات الخارجة عن الموازنة العامة للجامعة والتثبيت من صحة العمليات الخاصة بها وقيدها واستيفائها لكافة المستندات المؤيدة لها.