إدارة الشئون المالية
إدارة الشؤون المالية هي المستوى الإداري المسئول عن تصريف الأمور المالية لنيابة الدراسات العليا والبحث العلمي وتحت إشراف الأمانة العامة ونائب رئيس الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي .
المهام والاختصاصات:
تتولى إدارة الشئون المالية المهام والاختصاصات التالية:
1. إدارة وتسيير الشؤون المالية والمحاسبية في نيابة الدراسات العليا والبحث العلمي بما يمكنها من إنجاز وتأدية مهامها وواجباتها وتحقيق أهدافها وفقاً للأنظمة واللوائح والقرارات ذات العلاقة.
الاشتراك في إعداد موازنة نيابة الدراسات العليا والبحث العلمي.
إعداد الحسابات الختامية للوحدة المالية التابعة لنيابة الدراسات العليا والبحث العلمي.
مراجعة جميع المستندات المالية وأوامر الصرف الخاصة بالدراسات العليا والبحث العلمي.
الإشراف على مسك السجلات المالية الإحصائية والتأكد من جميع العمليات المالية وفقاً للأصول المحاسبية المتبعة بالجامعة.
6. متابعة جميع الإيرادات الخاصة بطلاب الدراسات العليا وتوريدها إلى الحساب الخاص في البنك.
رفع التقارير الدورية والشهرية لنيابة الدراسات العليا والبحث العلمي والأمانة عن الأوضاع المالية سواء للإيرادات أو للمصروفات.
8. الإشراف على إعداد كشوفات الاستحقاق الخاصة بالأخوة أعضاء هيئة التدريس والعاملين بالدراسات العليا التي تصرف من الوحدة المحاسبية التابعة للدراسات العليا.
9. العمل على تنظيم العمليات المالية الخاصة بحسابات السلف والعهد وحسابات التسوية وإثبات قيودها في السجلات المخصصة ومتابعة أرصدتها والاشتراك في التوقيع عند الصرف منها وتصفيتها في المواعيد المحددة.
10. دراسة تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة والبت السريع عما يرد فيها من ملاحظات واستفسارات تتعلق بالوحدة المحاسبية ونيابة الدراسات العليا.
11. الإشراف على حفظ المستندات والسجلات المالية الخاصة بالوحدة المحاسبية في أماكن آمنة يسهل الرجوع إليها عند الطلب.
12. أي مهام أخرى تكلف بها من قبل النائب أو الأمانة العامة .
تتكون إدارة الشؤون المالية من الأقسام التالية:
1 – قسم المراجعة والصرف
يعد قسم المراجعة والصرف المستوى الإداري هو المسئول عن إعداد ومراجعة وصرف المستحقات المالية التي تصرف من الوحدة المحاسبية التابعة لنيابة الدراسات العليا والبحث العلمي.
يتولى قسم المراجعة والصرف المهام والاختصاصات التالية:
1. إعداد كشوفات الاستحقاق الخاصة بالمصروفات التي تصرف من الوحدة المحاسبية بنيابة الدراسات العليا وفقاً للوائح والأنظمة النافذة.
2. تحرير مراجعة أوامر الصرف واستكمال إجراءاتها والتأكد من استيفاء جميع المستندات القانونية قبل عملية الصرف.
3. الاشتراك في إعداد الموازنة والحسابات الختامية والرد على تقارير الجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة.
4. متابعة ومراجعة إخلاء العهد والتأكد من صحة عملية الصرف قبل عملية الإخلاء.
5. مسك السجلات الإحصائية والرقابية للمصروفات ومراجعة الاعتمادات المخصصة لبنود المصروفات التي تصرف من الوحدة المحاسبية.
6. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.
2 – قسم القيد والإيرادات
يعد قسم القيد والإيرادات المستوى الإداري المسئول عن قيد الإيرادات ومتابعة تحصيلها.
يتولى قسم القيد والإيرادات المهام والاختصاصات التالية:
1. متابعة تحصيل جميع الإيرادات المستحقة ومتابعة توريدها إلى الحساب الخاص في البنك المركزي.
2. تحرير حوافظ التوريد للمتحصلات النقدية وتوريدها إلى الحساب المختص في البنك أولاً بأول دون تأخير.
3. إجراء القيود الخاصة بالتحصيل وتوريد الإيرادات في السجلات المتخصصة لذلك.
4. مسك السجلات الإحصائية والرقابية للمتحصلات والإيرادات ورفع التقارير الدورية إلى مدير الإدارة.
5. مسك السجلات المساعدة الخاصة بتحصيل الإيرادات حسب غرض التحصيل وتدوين البيانات بدقة.
6. إجراء قيود المصروفات في الدفاتر وترحيلها وتحليلها حسب القيود المخصصة لها.
7. تحرير شيكات الصرف للمستفيدين بعد إجراء الاستقطاعات القانونية.ِ
8. ختم جميع مستندات الصرف بختم صرف بعد تسليم الشيك للمستفيد.
9. حفظ جميع مستندات الوحدة من إيرادات ومصروفات في مكان آمن يسهل الرجوع إليه.
10. إعداد الحسابات الختامية والدورية وفقاً للأصول المتعارف عليها.
11. العمل على متابعة تحصيل الإيرادات المتأخرة وإبلاغ مدير الإدارة عن المعوقات التي تعيق عملية التحصيل.
12. أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.