إدارة القبول والتسجيل
أولا :يقترح تغير اسم هذه الإدارة إلى ( إدارة شؤون الطلاب ) لأن الاسم الجديد هو اعم وأشمل من الاسم السابق والذي يخص القبول والتسجيل بينما اختصاص هذه الإدارة تتجاوز القبول والتسجيل حيث تقوم بجميع الأعمال المتعلقة بشؤون الطلبة .
مهام واختصاصات إدارة شئون الطلاب :- إدارة وتنظيم عملية القبول والتسجيل ومراجعة النتائج وتوثيقها وحفظها وإصدار الوثائق لهم من قبولهم وحتى تخرجهم وإصدار البطاقات الشخصية .
- استقبال طلبات التحويل الداخلي والخارجي واستكمال إجراءات التحويل وإعداد الكشوفات بالمحولين والإسهام في إعداد المقاصات بالاشتراك مع القسم العلمي .
- استقبال طلبات التظلمات للنتائج والأعذار ووقف القيد ورفعها إلى الأقسام ومتابعة نتائج التظلمات .
- أرشفة جميع الوثائق المتعلقة بالطلاب ابتداء من ملف القبول وجميع الوثائق الأخرى المتعلقة بالدراسة (أعذار – وقف قيد – قرارات تأديبية وغيره ) في الملف الخاص بالطلاب .
- إعداد الإحصائيات للطلاب والتقارير الدورية والسنوية .
- إعداد كشوفات الترفيعات.
- الإعداد والتجهيز لامتحانات النهائية واستكمال كل الوثائق اللازمة للطلاب التي تؤهلهم لدخول الامتحانات ومتابعتهم في القاعات وعمل البدائل المناسبة لفقدان الهويات .
- متابعة أوضاع الطلاب الدراسية وعمل بيان حالة دراسية لكل طالب والرفع بالمتجاوزين الفترة القانونية والمفصولين .
- متابعة الأوضاع المالية لطلاب التعليم الموازي والنفقة والرفع بكشوفات الطلاب الموازي والنفقة ومطابقتها مع إدارة الشؤون المالية .
- الرفع بالمشاكل المتعلقة بالطلاب إلى جهة الاختصاص بالكلية ، كلاً حسب حالته ووضعه .
- الإسهام في وضع الآليات التي تسهل المعاملات وتكسر الروتين وتصميم النماذج المناسبة لذلك .
- الإسهام في تحديد المستحقين للتخفيضات والإعفاءات كون هذه الإدارة من أكثر الإدارات احتكاكاً بالطلاب.
- أي أعمال أخرى يتم طلبها من قبل عميد الكلية أو النائب لشئون الطلاب .
- إبلاغ الطلاب بكل ما يصدر بشأنهم من مجلس الجامعة ومجلس الكلية أو عمادة الكلية ومراقبة وتطبيق القرارات .
أقسام القبول والامتحانات
أ) قسم القبول والتسجيل:
المهام والاختصاصات:- تنظيم عملية القبول والتسجيل للطلاب في ضوء مهام القبول والطاقة الاستيعابية وصرف البطاقات الجامعية لهم.
- استقبال عمليات التحويل الداخلي بين الأقسام والخارجي من كلية إلى كلية ومن جامعة إلى جامعة .
- الإسهام في عمل المقاصات للطلاب المحولين سواء الداخلي أو الخارجي .
- إعداد كشوفات نهائية بالمحولين ورفعها إلى الأقسام ومراجعة كل ما يتعلق بنتائجهم .
- أرشفة ملفات المحولين بشكل مؤقت ومن ثم تسليمها للأرشفة .
- عمل البطاقات الجامعية للطلاب المحولين .
- إعداد الإحصائيات بالطلاب المستجدين والمحولين .
ب) قسم الأرشيف:
المهام والاختصاصات:
- استلام وثائق الطلاب الخاصة بالقبول والتسجيل والعمل على أرشفتها بطريقة عملية تضمن سهولة استخراج أي وثائق منها .
- أرشفة نسخة من نتائج الطلاب لجميع الأقسام والمستويات.
- حفظ وتوثيق جميع المستندات التي تخص الطلاب أثناء الدراسة من (أعذار – وتوقف – وقرارات تأديبية وغيره ) .
- تسليم أي وثائق خاصة بالطلاب موجودة في ملفه وفق استمارة سحب يتم إعدادها لهذا الغرض .
- الرفع بأسماء الطلاب المنسحبين من الدراسة .
- التحقق من شخصيات الطلاب أثناء الامتحانات الذين بطائقهم مفقودة وعند طلب حصولهم على أي وثائق.
- الرفع بأسماء الطلاب الخريجين وكتابة بياناتهم من واقع القانونية العامة .
- مطابقة أي وثيقة للطلاب من ملفاتهم وبحسب احتياجاتهم .
جـ) قسم الامتحانات والرصد والمراجعة:
المهام والاختصاصات:
- الإعداد المقام لجميع لوازم الامتحانات بالتنسيق مع الأقسام العلمية في الكلية وقيادة الكلية .
- الاحتفاظ بالنتائج النهائية الصادرة من الأقسام العلمية ونشرها .
- إعداد التظلمات للطلاب الراغبين في تقديم تظلم على المقررات.
- رفع كشوفات بأسماء الطلاب الراغبين في تقديم تظلمات واستلام النتائج ومراجعتها وإعلانها للطلاب .
- إعداد كشوفات الترفيعات من مستوى إلى مستوى.
- تجهيز وإصدار الوثائق الخاصة بالطلاب أثناء دراستهم .
- إصدار البطاقات الجامعية للطلاب بعد دفعهم الالتزامات.
- إعداد بيان حالة لكل طالب ووضعه الدراسي .
- رفع الأعذار الطبية المتعلقة بالامتحانات ووقف القيد .
- أي مهام أخرى يكلف بها من مدير الإدارة وعمادة الكلية .
د) قـسـم الخريـجـيـن:
المهام والاختصاصات:
- إعداد السجلات الأكاديمية للطلاب الخريجين والعمل على حل المشكلات التي تواجه الخريجين .
- التوقيع على الوثائق الصادرة للخريجين بعد مراجعتها .
- الاشتراك مع قسم الأرشيف في إعداد كشوفات الخريجين .
- الاحتفاظ بنسخة متكاملة من جميع كشوفات الخريجين.
- الاحتفاظ بنسخة من السجلات الأكاديمية الصادرة للطلاب وأرشفتها بحسب سنوات التخرج .
- العمل على حل جميع الإشكاليات المتعلقة بالخريجين .
- التوقيع على إخلاء الطرف للطلاب الخريجين .
- أي مهام أخرى يكلف بها من مدير الإدارة وعمادة الكلية .
هـ) قسم التعليم الموازي والنفقة الخاصة (قسم التعليم الخاص):
المهام والاختصاصات:
- تنظيم عملية القبول والتسجيل لطلاب الموازي والنفقة وفق اللوائح والأنظمة المعمول بها.
- استقبال ملفات الطلاب الموازي وأرشفتها بشكل مؤقت ليتم بعد ذلك تسليمها للأرشيف العام .
- رفع كشوفات بأسماء الطلاب الموازي والنفقة وإعداد البطاقات الجامعية لهم .
- متابعة ومراقبة الرسوم الخاصة بطلاب الموازي والنفقة وفق سجلات يتم إعدادها لهذا الغرض.
- إعداد الإحصائيات الخاصة بالطلاب الموازي والنفقة .
- إصدار أي وثائق يرغب باستخراجها طلاب الموازي والنفقة بعد التأكد من وضع الطالب الدراسي وما علية من التزامات مالية .
- الاحتفاظ بنسخة من نتائج الطلاب للنظام الموازي والنفقة .
- رفع الأعذار الطبية ووقف القيد والتظلمات وغيرة إلى الأقسام العلمية .
- التوقيع على إخلاء الطرف الخاص بطلا بالموازي والنفقة للخريجين .
- أي مهام يكلف بها من الرئيس المباشر وعمادة الكلية.