الوحدة المالية والادارية
يكون للمركز إدارة مالية وإدارية
تتولى المهام المتصلة بهذين الجانبين وتتشكل الإدارة من التكوينات الآتية:
أمين المركــز:
وحدة الشئون المالية والإدارية:
تخضع
الوحدة لإدارة وإشراف أمين المركز، الذي يرشحه مدير المركز ويصدر بحقه قراراً من رئيس
الجامعة، ويكون مسئولاً عن الشئون المالية والإدارية، وتنفيذ قرارات المجلس العلمي
ومجلس الإدارة، وتتكون من الشعب الآتية:
1. شعبة الشئون المالية
والإدارية.
2. شعبة المشتريات
والمخازن.
3. شعبة السكرتارية.
1) شعبة
الشئون المالية والإدارية وتتولى من خلال كادرها المالي والإداري المهام والاختصاصات
الآتية:
أ. الشئون المالية وتقوم
بالمهام الآتية:
1. إدارة
وتسيير الشئون المالية بما يمكنها من أنجاز وتأدية مهامها وتحقيق الأهداف وفقاً
للأنظمة واللوائح والقرارات ذا ت العلاقة.
2. إعداد الموازنة السنوية
للمركز اهتداءً بالخطط والأنشطة السنوية.
3. إعداد الحسابات
الختامية للمركز.
4. مراجعة
أوامر الصرف واستكمال إجراءاتها والتأكد من استيفاء جميع المستندات القانونية قبل
عملية الصرف.
5. الإشراف على مسك
السجلات المالية والتأكد من جميع العمليات المالية وفقاً للأصول المحاسبية
المتبعة.
6. متابعة جميع الإيرادات
والمستحقات الخاصة بالمركز وتوريدها إلى حساب المركز.
7. رفع التقارير الدورية
والشهرية عن الأوضاع المالية للمركز.
8. إعداد كشوفات الاستحقاق
الخاصة بالعاملين في المركز، والتوقيع عليها بالاشتراك مع أمين المركز.
9. العمل
على تنظيم العمليات المالية الخاصة بالسلف والعهد وحسابات التسوية، وإثبات قيودها
في السجلات المخصصة ومتابعة أرصدتها والاشتراك في التوقيع عند الصرف منها وتصفيتها
في المواعيد المحددة.
10. البت السريع بما يرد من
ملاحظات واستفسارات بواسطة إدارة المركز.
11. حفظ المستندات والسجلات
المالية الخاصة بالمركز في أماكن آمنة يسهل الرجوع إليها عند الطلب.
ب. الشئون الإدارية وتتولى المهام الآتية:
1- وضع
النظم والقواعد المنظمة لسير العمل وإعلام الموظفين بها.
2- الاختيار
بعناية للأشخاص القائمين على المسئوليات المادية والمالية والانتظام بالجرد
والمراقبة والمتابعة لأعمالهم.
- التأكد من التزام
الموظفين بواجباتهم ومسؤولياتهم ومتابعة التزام العاملين بالدوام في المركز وكل ما
يتعلق بالموظفين وشئونهم من أجور ومرتبات وإجازات .....الخ.
- الاحتفاظ بملفات وسجلات
العاملين في المركز المتضمنه بياناتهم الشخصية ومؤهلاتهم وقرارات تعيينهم وكل ما
يتعلق بخدمتهم.
3- الإسراع
في التحقيق والتأديب في المخالفات المكتشفة دون إبطاء والإبلاغ الفوري للجهات
المختصة بكافة الأفعال الجنائية وفقاً للقوانين واللوائح والأنظمة النافذة.
4- توفير
مستلزمات ومقومات العمل الأساسية أمام الموظف ليتمكن من تأدية مهام وظيفته بكفاءة
واقتدار والحرص على وضع الموظف في المكان المناسب لقدراته وإمكانياته.
5- تقييم
كفاءة أداء الموظفين بصفة دورية واتخاذ كل ما من شأنه تطوير قدراتهم وإمكانياتهم
باستمرار.
6- إحكام
الرقابة والمتابعة على إنجاز الأعمال بانتظام وتطبيق مبدأ الثواب والعقاب.
7- توفير
وسائل وقاية وحماية ممتلكات الوحدة الإدارية التي بعهدة الموظفين والتأكد من
صلاحيتها للعمل.
8- حماية
الموظف من أي اعتداء يقع عليه بالقول أو الفعل ومقاضاة من يقوم بإيقاف الموظف أو
حبسه أو القبض عليه بغير قرار أو أمر صادر من الجهات القضائية المختصة قانوناً.
9- عدم
إخلاء طرف الموظف لأي سبب من الأسباب عند اكتشاف المخالفة إلى حين استكمال التحقيق
وما يترتب عليه من نتائج.
2) شعبة المشتريات والمخازن: وتتولى المهام الآتية:
1. القيام باستقبال طلبات الشراء لكافة ما يحتاجه
المركز من مستلزمات ومتطلبات العمل الواردة إليها وحدات وشُعب المركز.
2. إحضار
عروض الأسعار للمواد والأجهزة والمعدات ومستلزمات العمل المطلوب شراؤها.
3. شراء
وتوريد كافة ما يحتاجه المركز من مستلزمات ومتطلبات العمل.
4. استلام
المواد والمشتريات ومطابقتها مع فواتير الشراء والتحقق من النوعية والكميات
والإبلاغ عن أي عجز في حينه.
5. حفظ
وتخزين كافة المواد الموردة والمشتراة من الأصناف والسلع اللازمة وقيدها في
السجلات وصرفها بحسب الأنظمة المتبعة.
6. تسجيل
وتوثيق عمليات إدخال كل المواد المخزنية المستلمة والمنصرفة في السجلات الخاصة
بالمخازن.
7. التحقق
باستمرار من مستوى المخزون والتأكد من مستويات الحد الأدنى لإعادة الطلب لكل صنف
قبل نفاذه.
8. مراقبة
رصيد المخزون من كافة الأصناف وإبلاغ الإدارة عن الأصناف التي على وشك النفاذ أو
غير المتوفر منها.
9. القيام
بأعمال الإدارة والتنظيم للمخزن بما يضمن سهولة القيام باستلام وصرف المواد
الواردة إلى المخزن والمنصرفة منه.
10. فرز
وثائق عمليات المشتريات والمخازن وحفظ وثائق هذه العمليات في ملفات خاصة بها ولكل
عملية على حدة.
11. الاحتفاظ
بسجلات الوارد والمنصرف للمواد المخزنية والتي تتضمن الرصيد من كل صنف.
12. الاحتفاظ
بسجلات العهد الشخصية والمستديمة وصرف الأصناف المطلوبة فيها وقيدها في الاستمارات
والسجلات المخصصة لهذا الغرض.
3) شعبة السكرتارية: وتتولى المهام الآتية:
1. تنسيق جميع الترتيبات
الخاصة باجتماع المجلس العلمي واللجان الإدارية لضمان تنظيمها وإدارتها بشكل جيد.
2. إخطار الأطراف المعنية
بقرارات المجلس العلمي واللجان الإدارية.
3. إخطار أعضاء المجلس
واللجان بكل القضايا ذات الأهمية الخاصة بأعمالهم.
4. عرض
البريد الوارد على إدارة المركز في الأوقات المناسبة لاتخاذ القرارات بشأنها، وتوزيع
البريد الوارد على المختصين وإرسال البريد الصادر في المواعيد المناسبة.
5. القيام بأعمال الطباعة
الخاصة بأنشطة المركز.
6. تصنيف وتبويب وحفظ جميع
الوثائق والمراسلات التي تتم بين المركز والجهات التي يتعامل معها.
7. استقبال المكالمات
التلفونية الخارجية والرد عليها.
8. الترتيب لمواعيد إدارة
المركز وإبلاغ المختصين بها.
9. أية مهام أخرى تكلفها
بها إدارة المركز وفي حدود وظيفتها.
· مصادر
التمويل :
تتحدد
المصادر المالية للمركز بالمصادر الآتية:-
§ ما تخصصه الجامعة في
موازنتها من اعتماد للمركز.
§ مساهمات أطراف الشراكة
بحسب ما ينص عليه محضر الشراكة المجتمعية.
§ العائدات
من أنشطة المركز البحثية، الاستشارية والتدريبية
§ ما
يرد إلى المركز من هبات ومساعدات غير مشروطة.
· الأحكام
العامة:
§ المركز شخصية اعتبارية بمستوى كلية تتبع الجامعة التي
يمثلها رئيس الجامعة في الإشراف على أنشطته الأكاديمية ويشترك في الإشراف عليه
أطراف الشراكة المؤسسة للمركز.
§ يعد اتفاق محضر الشراكة المجتمعية جزءاً أساسياً من
اللائحة وتلتزم في ضوئه الأطراف المؤسسة بتمويل أنشطة المركز.
§ للمركز أن يستفيد من خبرات وتجارب السلطة المحلية فيما
يتعلق بخدمة المجتمع والتنمية المحلية بما في ذلك تمكين المركز من الاستفادة من
الإداريين ذوي الخبرة فيها.
§ للمركز أن يطلب معلومات ودراسات لغرض الإفادة منها في
تنفيذ مهامه من الجهات ذات العلاقة والمناظرة داخل الجامعة أو خارجها.
§ للمركز أن يتوسع في أنشطته ووحداته العلمية مستقبلاً
بحسب الحاجة وبطلب من رئيس المركز وموافقة مجلس إدارة المركز.
§ يقوم المركز بوضع اللوائح الداخلية الضرورية لتوصيف
المهام والاختصاصات للجوانب التي لم تحدد في هذه اللائحة.
§ الاحتكام في كل نص غير واضح أو أية مسألة غير منصوص
عليها في هذه اللائحة إلى القوانين ذات الصلة.